Prośba o dane

Firma chce przejść na inny system i prosi dotychczasowego dostawcę o swoje dane. Dostaje plik, którego nic nie otwiera, albo eksport, w którym brakuje połowy rzeczy. Nie ma załączników ani szkiców, a powiązania między dokumentami poginęły. Czasem słyszy jeszcze, że eksport to osobna, płatna usługa.

Często wykonawca po prostu nie pomyślał o dniu, w którym klient odejdzie, i zapisał dane tak, jak było mu wygodnie.

Firma ma wtedy dwa wyjścia. Może zostać przy dostawcy, choć wcale tego nie chce. Może też zapłacić za tygodnie pracy ludzi, którzy przenoszą kartotekę wpis po wpisie i przy okazji robią błędy. Do tego dochodzi wiedza, której w pliku nie ma. Nikt nie zapisał, co znaczy kolumna „status2”, dlaczego część kwot jest ujemna i które wpisy są już nieaktualne.

Pytania przed podpisaniem umowy

W jakim formacie dostaniemy swoje dane?

Dobra odpowiedź wskazuje powszechny, otwarty format, który odczyta wiele programów. Odpowiedź „w naszym formacie” albo „w kopii bazy” oznacza, że do odczytania danych będzie potrzebny ten sam system albo ten sam wykonawca.

Czy razem z danymi dostaniemy opis, co znaczy każde pole?

Same dane to za mało. Potrzebny jest też opis, jakie pola ma każdy rodzaj dokumentu, jakiego są typu i jakie wartości są w nich dozwolone. Dla takiego opisu istnieją uznane standardy. Bez opisu nowy wykonawca będzie zgadywał, a każde zgadnięcie to ryzyko błędu.

Czy da się wyciągnąć listę do arkusza?

Lista klientów albo faktur powinna dać się zapisać jako plik, który otworzy każdy arkusz kalkulacyjny, z nazwami pól w pierwszym wierszu. Przy takim pliku jest pułapka, o której mało kto pamięta. Jeśli tekst zaczyna się znakiem, który arkusz weźmie za początek formuły, na przykład telefon „+48…”, arkusz może próbować go liczyć. Ktoś mógłby też w ten sposób przemycić do arkusza cudzą formułę. Dobry eksport zabezpiecza takie pola, żeby arkusz czytał je jako zwykły tekst.

A pełne dokumenty, z pozycjami i załącznikami?

Arkusz jest płaski. Faktura z tabelą pozycji nie zmieści się w jednym wierszu. Dlatego pełne dokumenty powinno się dać wyeksportować w formacie, który zachowuje ich budowę, razem z pozycjami, załącznikami i powiązaniami. Arkusz zostaje do list i zestawień.

Co z treścią strony internetowej?

Treść, nad którą ktoś pracował latami, często siedzi w bazie konkretnego systemu do zarządzania stroną. Przy zmianie systemu kopiuje się ją ręcznie, strona po stronie. Lepiej, gdy treść da się regularnie zapisywać do czytelnego archiwum: każda strona w każdym języku, wersja opublikowana i szkic, adresy stron i obrazy. Z takiego archiwum treść przenosi się do nowego systemu automatycznie.

Czy formularze, procesy i reguły też da się zabrać?

To, co firma zbudowała w systemie, jest często cenniejsze od samych danych. Tam, gdzie istnieje otwarty standard, warto, żeby system go używał. Szerzej piszemy o tym w artykule Standardy, których nie widać.

Czy eksport jest w cenie?

Warto to wiedzieć przed podpisaniem umowy. W dniu, w którym firma chce odejść, na negocjacje jest już za późno.

Eksport to dopiero połowa przeprowadzki

Dane w otwartym formacie da się odczytać, ale sam eksport ich jeszcze nie przenosi. Nowy system ma swoje pola i swoje reguły i trzeba dane do nich dopasować. Otwarty format tej pracy nie usuwa. Zamienia za to ręczne przepisywanie na przeniesienie programem, które da się sprawdzić i powtórzyć. Tam, gdzie uznanego standardu nie ma, dobrze jest wybrać format czytelny dla człowieka i dołożyć opis, co jest w środku.

Przeprowadzka bywa też częściowa: firma zostaje przy swojej aplikacji, a wymienia tylko jedną usługę, na przykład bramkę płatności albo firmę kurierską. O tym, jak budować aplikację, żeby taka wymiana nie wymagała przepisywania kodu, piszemy w artykule Zmiana dostawcy bez przepisywania aplikacji.