Pierwszego dnia obowiązku faktura nie wychodzi, bo program do faktur nie umie jej jeszcze wysłać do systemu Ministerstwa Finansów. Szef był przekonany, że zmianą przepisów zajmuje się wykonawca, który robił program. Wykonawca czekał, aż o terminie powie mu księgowa, a księgowa zakładała, że dostawca programu sam wypuści aktualizację. Nikt nie sprawdził, czy pozostali myślą tak samo. Teraz poprawka powstaje w pośpiechu, klienci czekają na faktury, a część z nich trzeba będzie wysłać inną drogą i potem poprawiać.

Pierwsza rozmowa: kto czego pilnuje

Na początek warto sprawdzić, kto w firmie odpowiada za to, żeby system był gotowy na zmianę przepisów, i czy ta osoba o tym wie. Potem ustala się role i zapisuje je. Ktoś śledzi terminy. Ktoś decyduje, czy firma w ogóle podlega obowiązkowi. Ktoś przygotowuje system i ustala, kiedy będzie próba. Najlepiej porozmawiać o tym na początku współpracy, kiedy nic jeszcze nie goni.

O tym, czy dany przepis obejmuje firmę, rozstrzyga jej księgowa albo prawnik. Wykonawca odpowiada za to, żeby system był technicznie gotowy i sprawdzony, zanim będzie musiał działać naprawdę. Tak dzielimy to w Atilcom, bo nie jesteśmy kancelarią ani biurem rachunkowym.

Fakty bierze się ze źródła

Daty, obowiązki i wyłączenia pochodzą z tekstu aktu albo z oficjalnej dokumentacji. Przy każdym fakcie dobrze jest zapisać, skąd pochodzi i kiedy go sprawdzono. Czego w źródle nie ma, tego nie przyjmuje się za pewnik, nawet jeśli wszyscy w branży to powtarzają. Fakty prawne, na których opieramy projekty i artykuły, mają u nas zapisane źródło i datę sprawdzenia.

Przy dostępności stron i aplikacji wygląda to tak. Ustawa o dostępności niektórych produktów i usług (Dz.U. 2024 poz. 731) obowiązuje w zasadniczej części od 28 czerwca 2025 r. Obejmuje m.in. handel elektroniczny prowadzony dla konsumentów. Kogo jeszcze dotyczy i kogo z niej wyłączono, piszemy z odnośnikiem do tekstu ustawy w artykule Standardy, których nie widać.

KSeF to system Ministerstwa Finansów, przez który wystawia się i odbiera faktury. Od 1 lutego 2026 r. firmy odbierają w nim faktury od kontrahentów, a wystawiać je w nim muszą firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania obejmuje pozostałe firmy. Do końca 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość z podatkiem nie przekracza w miesiącu 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek już nie obowiązuje. Daty i pozostałe wyjątki, na przykład dla faktur z kas rejestrujących, podaje serwis KSeF Ministerstwa Finansów. Jak dotyczą konkretnej firmy i co grozi za błędy, powie jej księgowa.

Ministerstwo opisało też publicznie, jak programy mają się z KSeF łączyć. Ministerstwo udostępnia wzór, który opisuje, jakie pola faktura musi mieć i w jakiej postaci. Fakturę można nim sprawdzić, jeszcze zanim się ją wyśle. Obok właściwego systemu ministerstwo udostępnia też wersje testowe. Na testowym nie wysyła się danych prawdziwych firm. System może fakturę odrzucić z powodu błędu w treści albo jako duplikat, na przykład gdy ten sam sprzedawca drugi raz wyśle fakturę o tym samym numerze. Przyjęta faktura dostaje numer w systemie i potwierdzenie odbioru.

Których części systemu dotyczy zmiana

Gdy przepis się zmienia, trzeba szybko wiedzieć, których części systemu dotyczy. Pomaga krótki opis przy każdej części: jakie standardy stosuje, na jakiej podstawie prawnej działa i czego nie obejmuje. Z takim opisem wykonawca od razu wie, gdzie zajrzeć, i nie przegląda całego systemu.

Próba, zanim zacznie się naprawdę

Połączenie z systemem państwowym najpierw ćwiczy się na jego wersji testowej, na wymyślonych danych. Ogólne zasady takich prób opisujemy w artykule Testy na prawdziwych klientach. Fakturę sprawdza się wzorem ministerstwa jeszcze przed wysłaniem, więc firma sama wyłapuje błąd, zanim urząd go wytknie.

Warto też przećwiczyć odrzucenie. Gdy urząd nie przyjmie faktury, pracownik powinien zobaczyć w programie, którą fakturę odrzucono i z jakiego powodu. Jeśli program pokaże tylko ogólny błąd, ktoś będzie zgadywał, co się stało, a faktura poczeka.

Po terminie praca się nie kończy

Przepis zaczyna obowiązywać, ale system dalej się zmienia, a czasem zmienia się też sam przepis.

Przy KSeF ministerstwo może opublikować nową wersję wzoru faktury albo opisu połączenia. Wtedy znów przepuszcza się kilka faktur przez wersję testową, zanim nowa wersja zacznie obowiązywać. Śledzi to ta sama osoba, która od początku pilnuje terminów.

Dostępność psuje się przy zwykłych zmianach strony. Strona, która dziś spełnia wymagania, może przestać je spełniać po dodaniu nowego przycisku albo zmianie koloru tekstu na zbyt jasny. Automatyczne sprawdzenie dostępności uruchamia się więc przy każdej zmianie strony, a do strony dołącza deklarację dostępności, w której widać datę ostatniego przeglądu.