Czerwony napis po kliknięciu „Zapisz”

Klient zamawia przez stronę i wypełnia kilkanaście pól. Po kliknięciu „Zapisz” na górze pojawia się napis „Formularz zawiera błędy”, ale nie wiadomo, których pól dotyczy. Klient przewija stronę w górę i w dół, aż znajdzie czerwone obramowanie. Czasem strona się przeładowuje i część pól jest pusta, więc trzeba wpisać je jeszcze raz. Za drugim razem formularz odrzuca datę, bo miała być zapisana w innym układzie, o którym nikt nie uprzedził.

Klient z zewnątrz w takiej chwili zamyka stronę i kupuje u kogoś innego. Firma nawet nie wie, że go straciła. Ten, któremu bardzo zależy, dzwoni do biura i dyktuje zamówienie, a pracownik przepisuje je ręcznie.

W środku firmy koszt widać jeszcze słabiej. Ktoś trzyma tekst w notatniku, żeby wkleić go po błędzie. Ktoś inny wpisuje cokolwiek, byle zapis przeszedł, a potem te dane trzeba poprawiać.

Od pustego pola do zapisu

Poniższe zasady nie zależą od systemu, więc można nimi sprawdzić każdy formularz, także ten, który firma już ma.

Puste pole

W pustym polu stoi przykład wartości, np. „FV/2026/17”. Znika, gdy ktoś zaczyna pisać, i nie trafia do zapisanych danych. Jeśli pole wymaga stałego opisu, ten opis stoi pod polem i zostaje na miejscu.

Świeżo otwarty formularz nie powinien być od razu czerwony. Klient jeszcze nic nie wpisał, więc nie ma czego poprawiać.

Wpisywanie

Gdy ktoś źle wypełni pole i przejdzie do następnego, komunikat pojawia się przy tym polu. Mówi zwykłym językiem, co jest nie tak, np. „Najwyżej 200 znaków”. Napis „Błąd walidacji” klientowi niczego nie wyjaśnia.

Najgorszy jest komunikat, który odrzuca poprawne dane: nazwisko z polskimi literami, numer domu 12A albo telefon z zagranicy. O takich ukrytych założeniach piszemy w artykule Telefon to nie liczba.

Kwotę wpisuje się z przecinkiem, tak jak w arkuszu, a daty mają polski układ. To drobiazg, dopóki formularz nie odrzuci kwoty tylko dlatego, że ktoś wpisał przecinek zamiast kropki. Jak liczyć same kwoty, żeby zgadzały się co do grosza, opisujemy w artykule Grosz, który się nie zgadza.

Kliknięcie „Zapisz”

W długim formularzu źle wypełnione pole bywa poza ekranem. Dlatego po kliknięciu „Zapisz” nad formularzem pojawia się lista wszystkich błędów, a przy każdym jest jego miejsce, np. „pozycja 3, pole Ilość”. Kliknięcie w błąd przenosi do właściwego pola.

Taka lista pojawia się dopiero przy zapisie. Gdyby wyskakiwała w trakcie pisania, przesuwałaby formularz pod ręką. W formularzu kontaktowym z trzema polami jest zbędna, za to w zamówieniu z tabelą pozycji oszczędza dużo szukania.

Błąd, który wychodzi po wysłaniu

Część błędów program firmy wykrywa dopiero po wysłaniu formularza, na przykład gdy numer zamówienia jest już zajęty. Taki błąd też powinien pokazać się przy właściwym polu, a wszystko, co klient wpisał, zostaje na ekranie.

Formularz na ekranie i program, który przyjmuje dane, powinny sprawdzać je według tych samych reguł i tymi samymi słowami. Jeśli każdy ma własne reguły, formularz przepuści coś, co program potem odrzuci innym komunikatem, i klient nie wie, któremu wierzyć.

Wyjście ze strony

Kto chce opuścić stronę z niezapisanymi zmianami, dostaje pytanie, czy na pewno. Podobnie przy zmianie zdania w trakcie: jeśli ktoś przełączy pozycję z towaru na usługę i wróci, pola towaru powinny mieć to, co w nich wcześniej wpisał.

Poprawianie istniejącego dokumentu

Przy poprawianiu dokumentu, który już jest zapisany, błąd pokazuje się przy polu, które ktoś właśnie zmienił. Nie wyskakują naraz wszystkie stare braki, o które ta osoba nawet nie pytała.

Zapisany dokument najlepiej oglądać w tym samym układzie co formularz, tylko bez pól do wpisywania. Osobny widok „do druku” łatwo zaniedbać i po roku zmian zwykle wygląda już inaczej niż formularz.

Klawiatura i czytnik ekranu

Pracownik, który wpisuje dziesiątki zamówień dziennie, przechodzi między polami klawiaturą, także w tabeli pozycji. Osoba niewidoma korzysta z programu, który czyta jej ekran na głos, i musi usłyszeć komunikat o błędzie razem z polem, którego dotyczy. Obu tym osobom pomaga formularz zbudowany starannie od początku, a dopisywanie tego później jest drogie.

Kto będzie wypełniał

Te zasady dotyczą każdego formularza, od prostego zgłoszenia po fakturę z pozycjami. Najtaniej je stosować, gdy formularze powstają ze wspólnych, gotowych elementów. Poprawka działa wtedy we wszystkich naraz, a czas idzie na to, co w nowym formularzu naprawdę nowe. Przy projektowaniu pierwsze pytanie brzmi: kto będzie formularz wypełniał. Klient, który robi to raz w roku, potrzebuje więcej podpowiedzi niż pracownik, który wpisuje pięćdziesiąt zamówień dziennie i chce przede wszystkim szybkości.